会议首先由张飙同志宣布了中国书法家协会分党组关于中国书法兰亭奖组委会办公室组成人员的决定。决定由张旭光同志担任办公室主任，于曙光、辛志军同志担任副主任。
张飙同志再一次强调了搞好中国书法兰亭奖工作的重要性。他说，经中国文联批准，我们决定启动首届中国书法兰亭奖。这一奖项是由中宣部批准的、中国文联和中国书法家协会联合举办的中国书法最高奖。做好这一工作，是我们贯彻江总书记“三个代表”重要思想的实际行动，也是我们推动书法艺术和书法事业前进的实际行动。我们一定要克服困难，做好工作。
张飙同志说，虽然我们说，中国书法兰亭奖和中国电影金鸡奖、中国电视金鹰奖一样，都是艺术门类的最高奖，但是我们也要看到，由于兰亭奖这一次是首届开评，还没有在社会上引起广泛影响。就拿筹集经费来说，地方的积极性还不如对全国展的积极性高。从去年到今年，有六七个省的书协要争办第八届全国展，而兰亭奖经费是我们经多方努力才争取到的。今后，兰亭奖的影响绝不会低于全国展，甚至会超过全国展，在这一点上，青岛崂山的同志是很有眼光的。同时，我们也要全力以赴，把兰亭奖确确实实办成真正的名牌，使广大书法家和书法爱好者认同，也使我们在办第二届兰亭奖的时候，不用我们去争取，而是下面来争办。
张飙同志说，中国书法兰亭奖的评奖，不同于一次全国展，也不仅仅是评创作奖，而是除了书法创作奖外，还要评出书法理论奖、书法教育奖、书法编辑奖、终身成就奖及组织奖等。这些奖项，大体能够涵盖书法艺术的各个领域，有很大的广泛性。同时，书法创作奖还要对作者的知识、文化进行考察，这在书法创作的评奖中是第一次。这其中有许多是新的课题，这就要求我们进行研究，而且要细致深入地研究。
就此，张飙同志对兰亭奖办公室的同志提出了三点要求：一是提高认识，真正认识做好中国书法兰亭奖评奖工作的重要意义；二是集中精力做好工作。从现在起到明年5月之前，在贯彻上级和文联的各种指示、参加好文代会的前提下，中国书协本身的最大工作就是搞好中国书法兰亭奖。办公室各个组要按分工完成自己的工作；三是既要按程序工作，又要互相配合、互相补台。这一次兰亭奖办公室的班子，打破了各个部门的界限，又是第一次评，所以一定要按程序办，避免混乱。同时也要求大家主动配合，遇到矛盾要互相谅解。
张飙同志还要求，尽快把兰亭奖的宣传工作全面铺开，尽力扩大兰亭奖的声势。
张旭光同志宣布了办公室组成人员名单，明确了各组的工作职责（见附件），并对办公室的工作程序进行了说明，对今后的工作提出了要求。他说，兰亭奖是一项重大工程，而且是阶段性工程，办公室组成涉及到书协各部门和各位工作人员。同时，兰亭奖从起动就要求有一个紧张、有序的工作作风。因此必须强调工作程序和工作纪律。通过兰亭奖工作，对全国书法界是一次大力弘扬优秀传统文化的过程，对书协机关而言要达到锻炼队伍的目的。
1．各组从现在开始进入倒计时，画出倒计时进程图表。
2．办公室工作施行分级负责制。各组呈文由秘书组统一报主任、副主任，主任阅后报张飙同志，需报分党组的，经分党组研究批准后执行。
组委会领导同志的工作意见和要求，通过办公室主任、副主任向各组安排。
相关的领导和各组同志外出时，有事先电话沟通，尔后实施；电话联系不上时可作特殊情况处理，尔后通报。
3．兰亭奖办公室的财务工作由秘书组签署意见后报兰亭奖办公室正副主任签署，大项开支报张飙同志签署。
4．各组工作计划、评选细则在12月5日之前报给秘书组，秘书组及时报主任、副主任。
5．严格请假销假制度，各组组长离京外出时须经主任批准。离京三天以上时，由张飙同志批准。
办公室各组组长及有关人员参加了会议。
